Aká tŕnistá vie byť cesta k novým kanceláriam


  • Zdieľať na Google+

Do WebSupportu som nastúpil v roku 2012 ako 24-ročné ucho. Všetko bolo pre mňa nové a fascinujúce – aj kancelárie v rodinnom dome v Mlynskej doline. Tie kancelárie, ktoré zažili legendami opradené vianočné párty ešte zo starých čias WebSupportu. Toto je príbeh o piatich ponaučeniach, ktoré sme si počas cesty k novým nadupaným priestorom odžili na vlastnej koži. Spísali sme ich, aby ste vy nemuseli zopakovať naše chyby.

WebSupport mal vždy ambíciu raziť si cestu. V roku 2015 sa ešte o Office roka nechyrovalo, ale už sme taký chceli stavať. Na susednom pozemku sa začalo budovať Binarium a my sme boli pri jeho zrode. Logicky sme chceli byť aj jeho súčasťou, ale úprimne povedané, boli sme príliš opatrní. Nájom sa nám zdal vysoký, ale porovnávali sme len s tým, čo sme mali aktuálne. Vôbec nám nenapadlo porovnať sa s trhom. 🤦‍♂️ To je prvé veľké poučenie z nášho príbehu.

Poučenie č. 1

Porovnávajte s trhom, nielen s aktuálnymi podmienkami.

Aby toho nebolo málo, v nadšení z nových možností sme už stihli ľuďom vo WS prezentovať, ako by mohli vyzerať ich nové kancle. O toľko tvrdšia rana bola, keď to padlo. Ešte väčší fail bol, že sme túto chybu znova zopakovali. To je aj naše druhé poučenie.

Jeden z možných spaceplanov, ktoré sme komunikovali tímu priskoro

Tento podcast by vás mohol zaujímať:

Poučenie č. 2

Pozor na „Over promise under deliver“.

Po tomto zážitku sme si dali pauzu a k téme nových kancelárií sme sa vrátili až po roku. Našli sme si realitného agenta a dali mu zadanie. Jeho úlohou bolo nájsť vyhovujúce ponuky na trhu a dohodnúť nám obhliadky.

Takéto inštrukcie sme si dali dokopy so všetkými teamlídrami

Absolvovali sme asi 15 obhliadok – takých aj onakých. Rodinné domy a malé aj väčšie biznis centrá. Novostavby aj veci pred rekonštrukciou. Videli sme priestory, ktoré ani v ponuke neboli. Celé to trvalo niekoľko mesiacov, až sme sa dostali k finálnej ponuke z jednoho malého biznis centra. Tá bola atraktívna, budova bola pred finišom, ale my sme nakoniec cukli. Spätne si uvedomujem, že sme asi ešte neboli pripravení spraviť TEN krok.

To bola jar 2017 a my sme boli zase na začiatku. Na pol roka sme si dali opäť pauzu. Potreba nových kancelárií však neutíchala, ba naopak, bola stále naliehavejšia. V pôvodných priestoroch sme sa rozšírili na tretie poschodie a kontakt medzi ľuďmi sa strácal.

Posledný pracovný deň pred vianocami 2017 som strávil na telefóne. Moja milá žena kupovala stromček a ja som sa v aute na parkovisku pred Kauflandom snažil dokončiť poslednú úlohu roka. V úzkom kruhu sme sa rozhodovali, či zobrať ponuku, ktorá vyšla z našej tabuľky ako najlepšia. Tá obsahovala 21 ponúk s nákladmi aj kvalitatívnym hodnotením. Po hodinách diskusií sme urobili rozhodnutie a potvrdili ponuku.

Naša master tabuľka všetkých ponúk

Verte alebo nie, po mesiaci či dvoch ladenia detailov prenajímateľ od zmluvy odskočil. Neoficiálne z politických dôvodov. 🤦‍♂️ Tu už prestávala všetka sranda. Bol začiatok roka 2018 a my sme boli opäť na začiatku.

Po ďalších obhliadkach sme sa vrátili k dvom ponukám, ktoré nás na začiatku neohúrili. Jedna mierne snobská v centre a druhá obyčajnejšia na kraji centra. Ako už viete, vybrali sme si tú druhú – CBC3 – a neľutujeme. Spätne si uvedomujeme, že to dopadlo najlepšie ako mohlo. Posunuli sme sa fyzicky aj kultúrne tak akurát ďaleko, že sme pocítili zmenu a zároveň to nebolo príliš. Mimochodom, aj z prieskumu dostupnosti to bol top výber. Veď sa pozrite na rozlezenie aktuálnych WS ľudí.

Ľudia v dotazníku vyplnili, odkiaľ dochádzajú a to sme cez Google Maps zvizualizovali voči zvažovaným lokalitám

Podpísanie zmluvy však bolo iba prvým víťazstvom. V lete 2018 sme začali riešiť nielen to, kde budeme, ale aj v čom budeme. Mali sme veľké šťastie na dobrý tip –  Studio Perspektiv z Prahy. Tu sa ukázalo, aké dôležité je vybrať si správneho partnera a byť s ním na jednej vlne. Sadli sme si od začiatku. Oni počúvali naše potreby a my sme im dôverovali v ich riešeniach.

Poučenie č. 3

Dobrý architekt je dôležitejší ako veľký rozpočet.

1. fáza – Spaceplan

To, že máte dobrého architekta, pochopíte rýchlo už pri prvom vypracovaní. Ak ako my riešite len detaily, ste na tom dobre. Ak musíte riešiť veľké veci, nepochopili ste sa. U nás to šlo veľmi hladko a v polovici augusta 2018 sme mali hotovo.

Jednotlivé tímy vyjadrovali svoje obavy a tie sme sa snažili zmenami eliminovať. Srdcom celého projektu sa stala kuchynka s chill/event priestorom. Mala byť miestom, kde sa budú ľudia naprieč tímami stretávať. Developer s markeťákom, admin s finančákom alebo supporťák s CEO. Iba pri takýchto stretnutiach majú podľa nás šancu vzniknúť nečakané nápady.

2. fáza – Koncept

Keď sme sa zhodli, kde čo bude, chceli sme vidieť, ako to bude vyzerať. Architekti z Perspektivu opäť ukázali, ako dobre nás načítali. Odrazili sa od matičnej dosky, ako ju poznáme zo stolových počítačov alebo serverov. Časovo sme niekde v druhej polovici augusta 2018.

Už prvá prezentácia konceptu bolo doplnená o axonometriu, skice a príklady materiálov, nábytku. Vďaka tomu sme si vedeli koncept lepšie predstaviť a zamilovať sa do neho.

3. fáza – Dizajn a projektová dokumentácia

Keďže priestor sa k 30. septembru uvoľňoval po predošlom nájomcovi, času nebolo nazvyš. Architekti chystali projektovú dokumentáciu pre stavbu a zároveň s nami riešili konečnú podobu jednotlivách priestorov. Uvediem pár príkladov, ako návrhy prechádzali zo skíc cez vizualizácie až do reality.

Kuchynka

Chill/Event

Marketing-Produkt

Support

IT

Vstup

Chodba

Zen

Veľká zasadačka

WC

4. fáza – Stavba

V druhej polovici septembra 2018 sme mali na 90 % ucelený dizajn aj projektovú dokumentáciu. 1. októbra 2018 začala stavba a skončila všetka sranda. Z debaty medzi nami a architektmi sa stala debata medzi nami, architektmi, stavbármi, podlahármi, dverármi, atypármi, nábytkármi, svetlármi, čalúnnikmi, „ávečkármi“ či závesármi.

Aby toho nebolo málo, oni mali svojich dodávateľov a tí zas svojich. Čokoľvek v reťazci zlyhalo, ovplyvňovalo to zvyšok prác. Mohli sme si za to sami. V rámci úspory rozpočtu sme sa rozhodli časť dodávok zabezpečiť my. Avšak, ani u nás na to nebol vyhradený človek. Robil som to ja, Chief revenue officer WebSupportu, vo svojom voľnom čase a pomedzi iné úlohy. To je ďalšie veľké poučenie.

Poučenie č. 4

Stavba aj sťahovanie sú veľkými projektami a musia mať plnohodnotného projektového manažéra.

Tu by som rád poďakoval môjmu tímu, že zodpovedne prevzal svoje úlohy, aby som ja mohol dokončiť túto. Vďaka!

5. fáza – sťahovanie

V polovici decembra 2018 bola stavba na 80 % hotová. Čakali sme ešte dodávky nábytku, atypov, dverí, polepov a nejakých drobností. Bolo však potrebné určiť termíny sťahovania, a tak padlo rozhodnutie, že prvý deň na novej adrese bude 7. január 2019. Ako sa vraví, radšej vyhorieť, ako sa sťahovať, ale pár vecí sa nám podarilo aj tu:

Zero waste prístup

Neradi mrháme zdrojmi – či už ľudskými, alebo prírodnými. Veciam, pre ktoré sme nemali využitie v nových priestoroch, sme chceli dopriať druhú šancu. V prvom kole sme ich ponúkli maďarskej pobočke, potom Progresívnemu Slovensku a následne išli do aukcie pre ľudí z firmy za symbolické sumy. Čo zostalo a bolo stále hodnotné, sme ponúkli kamarátom z OZ Vagus. Nakoniec sme nevyhodili takmer nič.

Parkovacia politika

Poloha v centre má svoje výhody, ale parkovanie medzi ne nepatrí. V Mlynskej doline sme boli rozmaznaní záchytným parkoviskom, tu sme si museli povedať, koľko miest si prenajmeme. Ľudí sme sa spýtali, ako chcú dochádzať a odkiaľ. Google Maps API nám vypočítalo ich cestovný čas autom, MHD, bicyklom aj peši. Tým, ktorým auto ušetrilo viac ako 30 minút denne a mali záujem chodiť autom, sme dopriali miesto. Žiadna politika, len dáta a transparentnosť. Naviac sme si na hackathone vymysleli interný systém na zdieľanie parkovacích miest v prípade, že človek s miestom bude mať home office.

Takto vyzeral Google sheet porovnávajúci efektívnosť jednotlivých druhov dopravy u ľudí

6. fáza – utriasanie

7. januára 2019 sme oficiálne začali život v nových priestoroch. Chýbali nám ešte nejaké dvere, drobné nábytky, závesy, kvety, ale na 85 % bolo všetko hotové. Ako fungujú dodávatelia a dodávatelia dodávateľov, je ďalšie veľké ponaučenie.

Poučenie č. 5

Nikdy, ale naozaj nikdy nefinišujte stavbu tesne pred alebo po Vianociach. Zbytočne ošediviete.

Ešte asi dva mesiace trvalo, kým sa dokončili všetky drobnosti, reklamácie a priestor sa priblížil tomu na vizualizáciách. Zároveň sme celý ten čas ladili zistené nedostatky, reflektovali feedback od ľudí a spisovali pravidlá/návody.

Záver

Toto bol môj najdlhší a aj najťažší projekt. Najťažší nie samotnou náročnosťou, ale v kombinácii s mojimi bežnými povinnosťami a v roku, keď firma rástla o viac ako 17 %. Pozitívom však je, že ma to donútilo úplne eliminovať mikromanažment tímu a ten mohol opäť prevziať viac zodpovednosti. Vďaka!

Veľkou odmenou bolo pre mňa vidieť, že už od prvého dňa zamýšlané veci perfektne fungujú. Ľudia sa stretávajú a tešia sa zo vzájomnej spoločnosti. ❤️

Nové kancelárie nie sú a ani neboli tým najdôležitejším projektom. Sú zavŕšením toho, na čom sme posledné roky makali. Posunuli sme sa z partie nadšencov a študentov na profesionálov, ktorí sa starajú o 62 000 zákazníkov. Teraz chceme tento úspešný príbeh exportovať do Európy.

P.S. Ak by si aj ty chcel/a sedieť v takýchto kancloch, hybaj na kariera.ws a možno sa tu pre teba nájde miestečko.

P.S.2 Ďakujeme za príkladnú spoluprácu a nasadenie všetkým dodávateľom. Od generálneho dodávateľa stavby Capexus(špeciálne p. Lusk), cez nábytkárov a atypárov zo Spaceplan(p. Pallo a Vančo), dverárov z Verti, podlahárov z Prointerier, svetlárov od Smartlight,  A/V ľudí z AVintegra(p. Jicha a Vittek) až po TAM  (p. Verešová).

Komentáre