Ako nastaviť „out of office“ v Gmaile a Outlooku?

Chystáte sa na dovolenku a chcete si nastaviť automatickú odpoveď v pracovnom e-maile? Nie je nič jednoduchšie!

Poďme sa pozrieť na to, ako si odpoveď „mimo kancelárie“ nastavíme:
A. v Outlooku a 
B. v Gmaile.

Nastavenie automatickej odpovede v Outlooku

Outlook je pomerne rozšírený e-mailový klient, ktorý má každý počítač s balíkom Microsoft Office. 

Ak ho aj používate, je dobré vedieť, ako si v ňom nastaviť automatickú odpoveď. Je to jednoduché:

1. Otvorte si svoj Outlook.

2. Otvorte si možnosť Pošta (nie kalendár, kontakty alebo poznámky).

3. Kliknite na možnosť Súbor / File (vľavo hore prvé v riadku).

4. Kliknite na možnosť Informácie (vľavo hore prvé v zozname)

Pozor: Na to, aby tento spôsob nastavenia fungoval, musíte mať v možnosti Informácie o konte zvolené Microsoft exchange.

5. Kliknite na Automatické odpovede.

6. V okne Automatické odpovede označte Odosielať automatické odpovede.

Nastavte si čas, kedy sa budú odosielať vaše automatické odpovede (deň, hodinu a minútu začatia a ukončenia). Ak si čas nevyplníte, vaše automatické odpovede sa budú odosielať okamžite, až dokým ich manuálne nezrušíte.

A už si len napíšte text alebo skopírujte niektorý z našich vzorov. 

Stlačte OK. Automatická odpoveď sa začne odosielať na všetky e-maily, ktoré vám prídu. 

Vybavené. Môžete dovolenkovať!

Nastavenie  automatickej odpovede v Gmaile

Ak používate v práci e-mailovú službu od Gmail, máte takisto možnosť nastaviť si automatické odpovede.

Ako na to?

1. Otvore ikonku Nastavenia / Settings vpravo hore.

2. Otvorte Všetky nastavenia / See all settings vpravo po vyrolovaní možností nastavení.

3. Zostaňte hneď na prvej možnosti Všeobecné / General.

4. Zoskrolujte úplne dole, kde nájdete Automatické odpovede / Vacation responder.

5. Zapnite možnosť odosielať Automatické odpovede / Vacation responder on. 

Zadajte si prvý a posledný deň odosielania automatických emailov, zvoľte si predmet e-mailu, ak chcete (napr. „Momentálne nie som prítomný/á“).

Napíšte si text alebo skopírujte niektorý z našich vzorov s originálnymi automatickými odpoveďami. 

Zaškrtnite pod textom, či chcete, aby sa automatická odpoveď odosielala len vašim kontaktom , alebo len kontaktom vo vašej firme. Ak nezaškrtnete žiadnu z týchto 2 možností, e-maily sa budú posielať ako odpoveď na každý prichádzajúci email.

6. Stlačte Uložte zmeny / Save changes. 

A hotovo. Aj používatelia Gmailu môžu ísť spokojne na dovolenku.

A keď už na nej budete, tak si môžete napríklad prečítať aj niektorý z našich top 5 najčítanejších článkov v roku 2022. 😊 

Vypočujte si na záver podcast o tom, ako funguje náš helpdesk.