Stáva sa vám často, že si prečítate email a niečo vás vyruší? Odbehnete a chcete sa k nemu vrátiť neskôr. Ale žiadne neskôr už nie je? Prídu ďalšie emaily, ďalšie vyrušenia a pomaly ale isto prestávate mať prehľad ktoré maily ste ešte neriešili. Alebo máte uchylku označovať si prečítane emaily ako neprečítane len aby ste tým poznačili, že ich mate vybaviť? Prečítajte si tento blogpost a podobné situácie budú minulosťou.

O to, že vám žiaden email neunikne sa starajú rôzne Helpdesk / Ticket systémy. Pre mnohých je to ale príliš veľké a nákladné „psycho“ aby ich používali na jeden mailbox. Existuje spôsob, ako si pomocou jednoduchého procesu a pár pravidiel viete vytvoriť dokonalý systém v každom jednom mailovom klientovi (aj webovom) bez akýchkoľvek pluginov. S ľahkou nadsázkou môžeme hovoriť o GTD v mailboxe.

Jednoduchosť systému spočíva v tom, že INBOX začneme používať ako centálu, z ktorej maily rozosielame ďalej. Odpovedáme, forwardujeme,  mažeme alebo presúvame do adresára na odkladanie.

Proces spracovania emailu:

1. do INBOXU príde email (všetci sme happy, že mailserver funguje)

2. ak vieme okamžite odpovedať, preposlať alebo vykonať akciu, tak to spravíme:  odpovieme, prepošleme, vykonáme akciu (poznačíme si termín, task …)

3. ak nevieme reagovať okamžite, necháme si email v INBOXE (neskôr sa k nemu vrátime)

4. maily ktoré si nevyžadujú od nás žiadnu AKCIU buď zmažeme, alebo presúvame do ARCHIVU (ak chceme mať tieto maily odložené: notifikácie, newsletter, cenník …). Toto je dôležitý bod. Základná chyba ktorú ľudia v INBOXE robia je, že si tam nechávajú nepotrebné notifikácie, spam a podobne. Z toho vzniká celý chaos.

Týmito akciami nám mailový klient pekne sám a automaticky označuje maily, ktoré sme vybavili (pridáva ikonky odpovede, forwardnutia a podobne) a necháva voľné tie, čo máme urobiť. (Vďaka protokolu IMAP, sa jednotlivé označenia presúvajú aj do ďalších klientov. čiže, čo si označíte napr. v thunderbirde, uvidíte aj vo webmaily)

Náš INBOX potom vyzerá takto:
(vďaka značkám vľavo vieme bez mihnutia oka rozpoznať emaily, ktoré ešte musíme spracovať)

Hlavný trik:
Tento proces zopakujeme vždy na všetky neoznačené emaily. nie len na nové, ale znova aj na všetky neoznačené.
našim cieľom je, aby všetky emaily v INBOXE boli označené ako odpovedané, preposlané alebo flagnuté.

Ak poctivo dodržujeme tento postup, budeme mať takýto nádherný INBOX:


Akú to má výhodu?
Odmietam na túto otázku odpovedať, každému to musí byť jasné.

Nevýhoda:
Už nikdy viac nebudete mailový hippie.

A takto vyzerá zlý INBOX:

Výhoda:
Nemusíte odpovedať zlým škriatkom.

Nevýhoda:
Do takéhoto mailboxu príde email, na ktorý ste chceli reagovať, ale neurobili ste tak hneď. Po vrátení sa do mailboxu už vôbec nemusíte vedieť, že ste chceli na niečo regovať.

Možné komplikácie, na ktoré si dajte pozor keď si budete systém upravovať:

– väčšina klientov má doplňujúce značkovanie, ktoré môžete využívať na podrobnejšie rozoznávanie emailov. Toto neodporúčam. V jednoduchosti je krása a toto značenie nemusí byť kompatibilné a prenositeľné medzi všetkými klientami.

– okrem adresára ARCHIV si môžete vytvoriť podrobnejšie delenie. Napríklad DOCS, REGISTRATIONS, JOKES atď… toto doporučenie nechávam na každom zvlášť, ale tiež by som to neprehánal, aby ste tento systém nezabili.

Budem veľmi rád, ak sa vyjadríte.  Ak máte akékoľvek otázky, pripomienky, vylepšenia, nechápačky, spolu to môžeme ešte o niečo viac vytunovať.

Michal Truban@michal_truban

Komentáre