Efektívna mailová komunikácia aka GTD


  • Zdieľať na Google+

Stáva sa vám často, že si prečítate email a niečo vás vyruší? Odbehnete a chcete sa k nemu vrátiť neskôr. Ale žiadne neskôr už nie je? Prídu ďalšie emaily, ďalšie vyrušenia a pomaly ale isto prestávate mať prehľad ktoré maily ste ešte neriešili. Alebo máte uchylku označovať si prečítane emaily ako neprečítane len aby ste tým poznačili, že ich mate vybaviť? Prečítajte si tento blogpost a podobné situácie budú minulosťou.

O to, že vám žiaden email neunikne sa starajú rôzne Helpdesk / Ticket systémy. Pre mnohých je to ale príliš veľké a nákladné „psycho“ aby ich používali na jeden mailbox. Existuje spôsob, ako si pomocou jednoduchého procesu a pár pravidiel viete vytvoriť dokonalý systém v každom jednom mailovom klientovi (aj webovom) bez akýchkoľvek pluginov. S ľahkou nadsázkou môžeme hovoriť o GTD v mailboxe.

Jednoduchosť systému spočíva v tom, že INBOX začneme používať ako centálu, z ktorej maily rozosielame ďalej. Odpovedáme, forwardujeme,  mažeme alebo presúvame do adresára na odkladanie.

Proces spracovania emailu:

1. do INBOXU príde email (všetci sme happy, že mailserver funguje)

2. ak vieme okamžite odpovedať, preposlať alebo vykonať akciu, tak to spravíme:  odpovieme, prepošleme, vykonáme akciu (poznačíme si termín, task …)

3. ak nevieme reagovať okamžite, necháme si email v INBOXE (neskôr sa k nemu vrátime)

4. maily ktoré si nevyžadujú od nás žiadnu AKCIU buď zmažeme, alebo presúvame do ARCHIVU (ak chceme mať tieto maily odložené: notifikácie, newsletter, cenník …). Toto je dôležitý bod. Základná chyba ktorú ľudia v INBOXE robia je, že si tam nechávajú nepotrebné notifikácie, spam a podobne. Z toho vzniká celý chaos.

Týmito akciami nám mailový klient pekne sám a automaticky označuje maily, ktoré sme vybavili (pridáva ikonky odpovede, forwardnutia a podobne) a necháva voľné tie, čo máme urobiť. (Vďaka protokolu IMAP, sa jednotlivé označenia presúvajú aj do ďalších klientov. čiže, čo si označíte napr. v thunderbirde, uvidíte aj vo webmaily)

Náš INBOX potom vyzerá takto:
(vďaka značkám vľavo vieme bez mihnutia oka rozpoznať emaily, ktoré ešte musíme spracovať)

Hlavný trik:
Tento proces zopakujeme vždy na všetky neoznačené emaily. nie len na nové, ale znova aj na všetky neoznačené.
našim cieľom je, aby všetky emaily v INBOXE boli označené ako odpovedané, preposlané alebo flagnuté.

Ak poctivo dodržujeme tento postup, budeme mať takýto nádherný INBOX:


Akú to má výhodu?
Odmietam na túto otázku odpovedať, každému to musí byť jasné.

Nevýhoda:
Už nikdy viac nebudete mailový hippie.

A takto vyzerá zlý INBOX:

Výhoda:
Nemusíte odpovedať zlým škriatkom.

Nevýhoda:
Do takéhoto mailboxu príde email, na ktorý ste chceli reagovať, ale neurobili ste tak hneď. Po vrátení sa do mailboxu už vôbec nemusíte vedieť, že ste chceli na niečo regovať.

Možné komplikácie, na ktoré si dajte pozor keď si budete systém upravovať:

– väčšina klientov má doplňujúce značkovanie, ktoré môžete využívať na podrobnejšie rozoznávanie emailov. Toto neodporúčam. V jednoduchosti je krása a toto značenie nemusí byť kompatibilné a prenositeľné medzi všetkými klientami.

– okrem adresára ARCHIV si môžete vytvoriť podrobnejšie delenie. Napríklad DOCS, REGISTRATIONS, JOKES atď… toto doporučenie nechávam na každom zvlášť, ale tiež by som to neprehánal, aby ste tento systém nezabili.

Budem veľmi rád, ak sa vyjadríte.  Ak máte akékoľvek otázky, pripomienky, vylepšenia, nechápačky, spolu to môžeme ešte o niečo viac vytunovať.

Michal Truban@michal_truban

Komentáre

  • Kajo
    Odpovedať
    Autor
    Kajo

    Pouzivam nieco podobne, ale s tym rozdielom, ze si mejly nechavam v INBOXE a tie, ktore je potrebne vybavit neskor si tagnem. Ale viem si predstavit, ze keby mi chodilo 30 – 40 mejlov denne, tak sa tagnute mejly mozu stratit na dalsiu stranu. Len si teraz neviem predstavit co to spravi s gmailom, ak si oznacim vsetky mejly v INBOXE a dam archive 🙂

    • Michal Truban
      Odpovedať
      Autor
      Michal Truban

      tu je presne ta jedna akcia na viac, ktorej sa v tomto systeme zbavite:
      jednak mail precitam a este si ho musim aj tagovat. v tomto systeme ked sa riadite ikonkami reply,fwd tak netreba nic naviac tagovat.

  • mikael
    Odpovedať
    Autor
    mikael

    Mna napadlo nasledovne :
    global inbox, ak vyriesim mail, tak presunut do Archivu, ak neviem okamzite nechat v inbox, takto by sa nazbierali len „tasky“ v inboxu a vsetko vykonane apod by bolo v archive, kde mozem spatne hladat, vykonane pripomienky, newslettery, cennik a vsetko mozne. Cize inbox by bol kontajner nevykonanych taskov.
    Toto ma napadlo cisto inspirativne po precitani 😉

    • Michal Truban
      Odpovedať
      Autor
      Michal Truban

      ano, toto je tiez jedna z moznosti. mat v inboxe iba maily, ktore potrebujem poriesit.

      mne akurat pride zbytocne mail este presuvat a potom nan odpovedat. takto odpoviem a mam ho automaticky marknuty ako vyrieseny.

      • Juraj Bystricky
        Odpovedať
        Autor
        Juraj Bystricky

        Na toto je vyborny Gmail, ktory bol presne na toto navrhnuty. V inboxe mam iba veci, ktore treba poriesit a vsetko ostatne ide do Archivu. Gmail ma na to specialne tlacitko Archive. Precitas, Archive. Odpovedas, Archive. Da sa zapnut aj tlacitko Send & Archive, takze odpisem na email, a okamzite ide do Archivu a uz ma neotravuje v inboxe. Vysledok po 8 mesiacoch pouzivania Gmailu ako hlavneho klienta je, ze mam konstantne v inboxe 30-50 emailov (taskov), takze sa zmestim do jednej stranky. Super prehladne. Emaily ktore potrebuju byt vyriesene v nasledujucich 2-3 dnoch si este oznacujem hviezdickou. Oproti Thunderbirdu, ktory som pouzival dovtedy (bordel, bordel, bordel) je to uzasny vysledok. Tiez dost pomaha groupovanie emailov do konverzacii.

      • Juraj Bystricky
        Odpovedať
        Autor
        Juraj Bystricky

        Este doplnim, ze ak niekto odpovie na zarchivovanu konverzaciu, tak ta sa objavi zase v inboxe. Ja odpisem a dam zase Send & Archive. Je to dost navykove, ako ked hras tenis. Odpalis lopticku na druhu stranu 🙂 a viac sa nestaras (ked je dana vec vyriadena). Trochu to az nuti odpovedat (odpalovat) 🙂

        • Michal Truban
          Odpovedať
          Autor
          Michal Truban

          z gmailom som sa nikdy nejak nehral, ale zda sa ze to uz ma dost vychytavok ako nejaky helpdesk system 😉

        • Juraj Bystricky
          Odpovedať
          Autor
          Juraj Bystricky

          My sme zavadzali helpdesk system pre nase hotline oddelenie z dovodu ticketingu, ale v podstate asi by to zvladol aj Gmail so svojim groupovanim emailov do konverzacii (podla subjectu) a s archivaciou (akoze vyriadeny ticket). Asi jediny problem by bol, ak zakaznik zmeni predmet emailu. Jo a este je nas helpdesk napojeny na administraciu, kde kazdy klient po prihlaseni vidi svoje tickety. Tak to by s Gmailom neslo 🙂

  • tiso
    Odpovedať
    Autor
    tiso

    Niečo takéto používam, akurát si e-maily, ktoré sa ma týkajú, označujem hviezdičkami. Použité priečinky: company/errors/fun/info/tickets/vcs.

  • marák
    Odpovedať
    Autor
    marák

    Celkom dobry system. Ja som doteraz pouzival oznacenie precitane/neprecitane a hned som vedel, co este treba vybavit. Ked som chcel oznacit nieco navyse, tak som vyuzival farebne oznacenie (Thunderbird). System o ktorom pisete sa mi pozdava a celkom urcite ho vyskusam

    • Michal Truban
      Odpovedať
      Autor
      Michal Truban

      ja som tiez kedysi pouzival precitane/neprecitane. co ma ale otravovalo, ked mi taskbare ukazovalo 10 neprecitanych mailov, potom som zas nevedel kedy mi prisiel novy mail a podobne. cize tento system som zavrhol.

      farebne oznacovanie som tiez pouzival, ale to tiez treba jednu akciu naviac (cize odpoveda a este aj oznacit) a nemusi to znacenie byt kompatibilne cez vsetky klienty – webmaily

  • Igor Kulman
    Odpovedať
    Autor
    Igor Kulman

    Používam v podobný prístup, mojím cieľom je ale úplne prázdny mailbox, spracované maily taktiež presúvam do „archívu“

  • Peter Fabor
    Odpovedať
    Autor
    Peter Fabor

    Ako som pisal na Twitteri, system vyzera dobre nakopnuty, ale ma este viacero nedostatkov:

    1. INBOX – podla GTD sa da kazdy email nejakym sposobom spracovat (odpovedat hned, archivovat – referencne materialy, spravit z emailu task, zmazat ho). Z toho logicky vychadza predpoklad INBOX ZERO.

    2. Vlajockovanie nie je dobry sposob vytvarania taskov, pretoze subject emailu malokedy predstavuje konkretny task.

    Su 2 moznosti – upravit si emailoveho klienta (v Outlooku existuju pluginy, ktore tento problem riesia), alebo sa poobzerat po nejakej task aplikacii. V tvojom pripade (Mac) to moze byt napriklad intuitivny Things.

    3. Kontext – najmocnejsia zbran v GTD, da sa krasne aplikovat aj v tomto pripade, ale nevidim o kontexte ani zmienku.

    Napriklad kontext „waiting for info“ – delim emaily na tie, pri ktorych ocakavam od niekoho odpoved/akciu a na tie, ktore odoslem a povazujem za vybavene. Vies si efektivne vyhladat tie, v ktorych bol na niekoho delegovany task? Ako ho skontrolujes?

    • Michal Truban
      Odpovedať
      Autor
      Michal Truban

      dik za super koment.

      urcite to nie je GTD na emaily. je to skor taky hybrid.
      1. inbox zero nerobim preto, lebo mi pride divne maily najskor presuvat a potom odpovedat. vramci efektivity odpoviem a uz ho mam oznaceny.

      2. vlajockovanie nepouzivam. samozrejme vytvaranie novych taskov v thingse uz robim. ale o tom nie je tento blogpost.

      3. kontext tam zapracovany nie je.

      Tento system nie je o tom, ako mailbox premenit na taskovaci soft. Ale o tom, ako ho dobre s taskovacim softom prepojit a ako co najviac efektivnit pracu s mailboxom tak, aby tam bol poriadok a nic ti neuniklo.

  • Peter Fabor
    Odpovedať
    Autor
    Peter Fabor

    Da sa nastavit, ze pokial posles na nejaky email odpoved, ten sa automaticky archivuje. Takze inbox zero sa potom lahsie udrziava a nemusis to umorne presuvat.

    Este by ma zaujimalo, ci si pisal o svojom systeme spracovania emailov alebo to takto riesite celofiremne?

    Na zaciatku totiz spominas ticketovaci system/helpdesk a tam sa uplne GTD neda aplikovat. Uz len z toho dovodu, ze od helpdesku by som cakal odpoved velmi rychlo, ale podla GTD ti staci odpovedat na emaily povedzme 2 x za den.
    A to sa trocha bije.

    • Michal Truban
      Odpovedať
      Autor
      Michal Truban

      u nas vo firme to nie je standard. pouzivam to hlavne ja. po tomto blogu dufam, ze budu aj dalsi.

      vela toho riesime aj cez spominany helpdesk system. ten samozrejme na GTD nie je. ten som spominal skor v tom, ze ti maze vyriesene veci, oznacuje ti agentov, casy kedy si odpovedal, vies to presunut na dalsieho cloveka a podobne.

  • petiar
    Odpovedať
    Autor
    petiar

    Ja sa tiež prikláňam k prázdnemu INBOXU – správy, ktoré môžem vybaviť hneď vybavím a presúvam do príslušného mailboxu (napr. podľa projektu ku ktorému patria). Správy, ktoré nevybavím hneď hádžem do Things.app a následne takisto presúvam. Páči sa mi, že mám všetky správy pre konkrétny projekt pokope.

  • ivusko
    Odpovedať
    Autor
    ivusko

    Ja používam inbox zero cez gmail. Hneď vybavím, čo sa dá. Ak sa nedá, hviezdičkujem. Pár krát denne potom prejdem len ohviezdičkované. Na GTD Doit.im v spojení s google calendar.

  • Juraj Ziegler
    Odpovedať
    Autor
    Juraj Ziegler

    Ja mám
    0) vypnutú notifikáciu nových mailov (žiadne okno, zvuk, Growl, číslo na ikonke v Docku)

    1) na pravidelné reporty a nedôležité ML automatické filtre do foldrov
    2) INBOX, „Hold“, „Archive“

    V „Hold“ sú veci, na ktoré som už síce odpovedal, ale je vopred jasné, že sa na danú tému bude ešte ďalej komunikovať. V INBOXe ležia nevybavené veci, uzavreté putujú do „Archive“.

    Presnejšie to netriedim, také pokusy zlyhali. Niektoré maily nespĺňali kritéria jednoznačne a potom nebolo jasné kam ich dať. E.g. mail od zákazníka na hotline zaradím pod zákazníka (z toho aj tak bolo veľa foldrov), alebo pod maily z hotline?

  • Štefan Peťovský
    Odpovedať
    Autor
    Štefan Peťovský

    dve veci by som vytkol metóde popisovanej v článku:
    1. mať „nádherný INBOX“ ak dodržujeme tento postup mi nepríde moc efektívne…
    ak som mail preposlal, alebo zodpovedal mail, vyhovuje mi keď už mi v inboxe nestraší…. čiže ako to tu nazývate ZERO INBOX… a pri gmaily kde je „send & archive“ je to ľahké bez zbytočnej ďalšej interakcie.

    2. „ja som tiez kedysi pouzival precitane/neprecitane. co ma ale otravovalo, ked mi taskbare ukazovalo 10 neprecitanych mailov“

    momentálne dôležitejšie nevybavené maily v inboxe označím ako neprečítané…
    vidím potom, že majú vyššiu prioritu, no po vybavení sú zarchivované ako ostatné maily bez priority, zase to prebehne bez akejkoľvek navyše interakcie, alebo rušenia hviezdy.
    neviem ako iné klienty/OS/maiboxy, ale s thunderbirdom, gmail checkermi na linuxe alebo s chrome extensions som problém nemal, oznamujú mi novo prijaté maily zmenou ikony v notification area…

    mohol by som namiesto toho použiť hviezdy/flagy ale…

    hviezdičkujem maily ktorých obsah je dôležitý dlhodobo… príklad… viem že mi niekto poslal nejaký link alebo niečo pred pol rokom, vyfiltrujem si od neho maily, pripadne len tie starred a relatívne ľahko nájdem danú dôležitú vec (asi tak na 90%)…

    čiže to čo je dôležité teraz, krátkodobo je „neprečítané“ to čo môže mať alebo má dlhodobejší väčší význam „starred“

    k tomu mám asi zo 20 filtrov a približne toľko priečinkov/tagov, takže veci sa automaticky správne kategorizujú a podľa potreby newslettre, cron, reporty, a pod. inbox obchádzajú a sú zarchivované vo svojom priečinku/tagu…
    spam v inboxe som nemal už veky, niekedy však omylom zachytí mail ktorý ma (podozrivú)prílohu a odosielateľa nemám v kontaktoch…

    spomínané sa vzťahuje na Gmail, kam sťahujem a forwardujem aj ostatné mailboxy… s Thunderbirdom a Gmail for mobile to spolupracuje v pohode.

    samozrejme každému vyhovuje niečo iné, dôležité je mať poriadok a nebyť mailovým hippie :)…

    dnes som ešte narazil na extension „ActiveInbox for Gmail“ s popisom „Get your email under control in Gmail & Google Apps using GTD“ http://goo.gl/hDyh
    má s tým niekto skúsenosť?

  • Juraj
    Odpovedať
    Autor
    Juraj

    Tak teraz som dostal chrobaka do hlavy, ze nieco spravim aj s mojim mailboxom… Zero-inbox vyzera byt dobry system, musim sa pohrabat v google maili a nieco vymysliet. Doteraz pouzivam system menoviek ale zda sa mi dost neprehladny po precitani clanku a diskusie.

    Asi zacnem vsetko vybavene archivovat. Nie je potom problem v spatnom vyhladavani?

    • Michal Truban
      Odpovedať
      Autor
      Michal Truban

      ja som nikdy nemal problem vo vyhladavani. ale nepouzivam gmail. standardny imap server na websupporte. a pristupujem cez mailoveho mac klienta.

  • Štefan Peťovský
    Odpovedať
    Autor
    Štefan Peťovský

    určite nebudeš mať problém v spätnom vyhľadávaní na gmaily…
    navyše vo webovom rozhraní to vyhľadávanie ide fakt dosť rýchlo a efektívne…

    a ak potrebuješ zložitejšie kritéria pre vyhľadávanie, nie je problem…
    http://vsemiosmi.blogspot.com/2007/10/gmail-pokrocile-hledani.html

    • Juraj
      Odpovedať
      Autor
      Juraj

      Diky za tip, niektore prikazy som poznal, ostatne snad ani nevyuzijem. Ale stranku mam vo favorites 🙂

      Po zmene si este stale zvykam na takmer prazdny inbox, ale celkovo prehladnost je na ovela lepsej urovni.

  • Tibor
    Odpovedať
    Autor
    Tibor

    Moj styl prace sa zmenil, ked som zacal pouzivat v Thunderbirde nostalgy plugin.
    E-mail nevyzadujuci si odpoved bud rovno zmazem, alebo archivujem. Ak si vyzaduje odpoved, bud si to necham na neskor (ziadna akcia) alebo odpoviem a vlakno archivujem.
    V inboxe tak ostavaju len nevybavene e-maily
    Archivacia: Shift+S – automaticky podla filtrov, statisticky alebo len S a napisat cast nazvu adresara, enter
    Samozrejme ak si nepotrebujete postu triedit, staci Archive
    Nevyhoda sposobu popisaneho v clanku (cize bez archivacie) je ta, ze nie je mozne pouzivat vlakna, inak by sa vam stratila vyhoda oznacenia „odpovedane/“, na druhej strane to usetri jeden archivacny klik. Mne osobne ta jedna akcia navyse pre zvysenie poriadku stoji 🙂

  • Jakub Straka
    Odpovedať
    Autor
    Jakub Straka

    Mne by prišlo ako vhodné riešenie taktiež niečo podobné a to vytvoriť si tak 2-3 malé mailboxy (tuším, že na Macu to je smartbox) s názvami typu Work, Personal a Waiting for. Každému je zrejme jasné ako by s tým trebalo zaobchádzať. Kraviny typu „jokes“ by som totálne zrušil. Taktiež aj rôzne newsletters by som skôr zameriaval na zložku „Personal“.

    Pri čítaní mi to pripomenulo knihu, ktorú teraz čítam – Zen to Done tzv. ZTD. Je to jednoduchšia forma GTD, mne osobne to viac vyhovuje. Hlavne je to rýchlejšie a mám väčší poriadok. Takže čisto teoreticky by sa to dalo aplikovať aj tu a to teda collect (inbox), organize (rozdelenie do smartboxov), focus (sústrediť sa na daný mail) a plan. Hlavne k poslednej časti by som dodal, že nie je veľmi dobré nechávať mailového klienta pusteného. Pretože sústredite sa na niečo v prehliadači a zrazu počujete zvuk alebo inú notification, ktorá vás vyruší z danej činnosti. Tu by som skôr teda osobne aplikoval stiahnuť si maily 2-3x denne ak to ide, čo najmenej + sústrediť sa čisto na maily len danú hodinu-dve napr. záleži od počtu. Ale vždy dodržať postup, hlavne to roztriediť. Potom to môže byť hračka.

    Ad: Niektorí možno uprednostníte aj zložku Errands.

  • andrej
    Odpovedať
    Autor
    andrej

    super vec, pokial ta niekto nenuti pouzivat mailoveho klienta (lotus notes) ktory vie vyhladavat LEN nad jednym aktualnym folderom. potom je hladanie nejakej info DOST otravna zalezitost.